SVTwente  - Bestuurlijke aspecten


Inhoud:

Hoofdstuk 1 - Statuten
Hoofdstuk 2
- Privacy Beleid van de Scandinavische Vereniging Twente
Hoofdstuk 3 - Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR)


Hoofdstuk 1

Statuten van de Scandinavische Vereniging twente

(gewijzigd, d.d. 3 april 2009)

Klik voor statuten (pdf- formaat):

stempel

vlaggen


Hoofdstuk 2

Privacy Beleid van de Scandinavische Vereniging Twente

Algemeen avg

De Scandinavische Vereniging Twente (hierna genoemd SVTwente), hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens.
In dit Privacy Beleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.
De SVTwente houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij:

- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy Beleid.
- Uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als SVTwente zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
Indien u na het doornemen van ons Privacy Beleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Secretariaat Scandinavische Vereniging Twente
e-mail: secretaris@svtwente.nl

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door de SVTwente verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:
- Om lid te kunnen zijn van onze vereniging.
- Registreren van betalingen van contributie.
- Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Naam (initialen, tussenvoegsel, naam, voornaam)
- Adres (straat, huisnummer, postcode, woonplaats)
- Geslacht
- E-mailadres
- Telefoonnummer/ Mobiel nummer

Daarnaast registreren wij de datum waarop u lid bent geworden. Ook registreren wij de datum waarop u het lidmaatschap opzegt.

Verstrekking aan derden

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.
Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) in combinatie met lidmaatschappen van de ouders of verzorgers.

Bewaartermijn

De SVTwente bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

- Alle personen die namens de SVTwente van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- Persoonsgegevens van onze leden zijn NIET via de website van de SVTwente toegankelijk.
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten. Alleen de secretaris en penningmeester van de SVTwente beschikken over de persoonsgegevens.
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Verzoeken kunnen worden gericht aan het bovengenoemde adres en zullen binnen de termijn van 1 maand worden afgehandeld.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.


Privacy verklaring

Op 16 mei 2018 zijn alle leden middels onderstaand schrijven op de hoogte gebracht van de wettelijke eisen vanaf 25 mei 2018 en hoe de SVTwente in detail omgaat met de persoonsgegevens.

Wat betekent de AVG voor de SVTwente?

Per 25 mei 2018 treedt de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) in werking. Deze vervangt de huidige Wet Bescherming Persoonsgegevens. In het Engels heet de AVG General Data Protection Regulation (GDPR). Het is een wet die voor alle landen van de Europese Unie (EU) gaat gelden.
De AVG regelt het recht op privacy ofwel de bescherming van persoonsgegevens en is van toepassing voor alle organisaties en verenigingen die gegevens van personen in een bestand bewaren en beheren.
Persoonsgegevens zijn gegevens die op de een of andere manier aan een persoon zijn te koppelen, zoals b.v. naam en adres. Het gevolg is dat de wetgeving strenger wordt rond het opslaan van persoonsgegevens in de ledenadministratie. Een vereniging mag in haar ledenadministratie alleen die gegevens opnemen die daarvoor per se noodzakelijk zijn en waarvoor het lid toestemming heeft gegeven.
Dus ook de Scandinavische Vereniging Twente (SVTwente) valt onder de regels van de AVG.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) kan organisaties/verenigingen sancties opleggen van maximaal 20 miljoen euro als ze zich niet houden aan de nieuwe privacywetgeving. Daarom heeft het bestuur van de SVTwente gemeend om enkele maatregelen te nemen, zodat wij aan de eisen van de nieuwe wet voldoen.
De belangrijkste actie is naar onze mening het geven van voorlichting en informatie over dit onderwerp aan onze leden en over de manier waarop wij met onze persoonsgegevens omgaan. Wij vinden het essentieel dat u weet welke gegevens we van u hebben en ook dat u weet hoe we die gegevens gebruiken en dat u daar mee instemt.
Vandaar dit bericht en deze informatie kan dan ook gezien worden niet alleen als een verduidelijking van de manier waarop wij menen zo zorgvuldig mogelijk om te gaan met uw persoonsgegevens maar ook als een privacy verklaring.
avg

Zoals bekend hebben in de SVTwente zowel de secretaris als de penningmeester een lijst aangelegd met persoonsgegevens van de leden van de SVTwente. Anders zouden we als vereniging niet kunnen functioneren. Zo hebben we van alle leden de volgende gegevens vastgelegd:
de naam, de voorletters, het geslacht, het adres, de postcode, de woonplaats, het telefoonnummer en het e-mailadres.
Van de meesten hebben we ook de voornaam. Andere persoonsgegevens (bv leeftijd, godsdienst,beroep enz.) hebben we niet. De persoonsgegevens die wij in onze administratie hebben en beheren, gebruiken we alleen voor het versturen van berichten en nieuwsbrieven en het innen van de contributies. Verder wordt één keer per jaar aan alle leden een ledenlijst gestuurd, waarop alleen de voornaam, naam, woonplaats en telefoonnummer wordt vermeld.
In verband met de privacy zal het bestuur nooit deze persoonsgegevens delen met of doorgeven aan derde partijen.
Elk lid heeft uiteraard het recht op inzage, correctie of verwijdering van bepaalde persoonsgegevens.
Indien tijdens een bijeenkomst foto's zijn gemaakt, kunnen die niet gepubliceerd worden zonder toestemming van de betrokkene(n).

Om persoonsgegevens op te vragen of te wijzigen kunnen de leden contact opnemen met de secretaris.
Wordt het lidmaatschap van een lid beëindigd, dan zal het bestuur de gegevens binnen twee jaar vernietigen.
Ieder lid/betrokkene heeft het recht om een klacht in te dienen bij de AP.
Voor vragen of opmerkingen over het privacybeleid kunt u zich wenden tot de voorzitter.

Het bestuur van de SVTwente

Mei 2018

vlaggen


Hoofdstuk 3

Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR)

De Scandinavische Vereniging Twente (SVTwente) voldoet aan de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR). wbtr

1. Bestuursmodel

Onze vereniging heeft een collegiaal bestuur. Alle bestuursleden zijn en hebben een gelijkwaardige stem. Dit is vastgelegd in de statuten.

2. Aansprakelijkstelling

In de WBTR wordt geëxpliciteerd, dat bij een faillissement bestuurders die zich schuldig maken aan fraude of andere vormen van ernstig taakverzuim hoofdelijk aansprakelijk gesteld kunnen worden.
Om fraude te voorkomen zijn een aantal financiële afspraken vastgelegd:
*Controle door jaarlijkse kascommissie (vastgelegd in de statuten) 
*Een administratie van alle bezittingen is aanwezig.

3. Belang van de eigen organisatie voorop

In de WBTR worden bestuurders van verenigingen verplicht zich bij het vervullen van hun taak te richten op het belang van de rechtspersoon (SVTwente).

4. Regeling begrenzing meervoudig stemrecht

Wij hebben in de statuten een regeling waarin het niet mogelijk is dat één bestuurslid meer stemmen kan uitbrengen dan alle andere bestuurders samen.

5. Ontstentenis- en beletregeling

Een ontstentenis- en beletregeling is in de statuten opgenomen. Van ontstentenis is sprake als een bestuurder ophoudt bestuurder te zijn. Met belet wordt gedoeld op de situatie dat een bestuurder tijdelijk zijn functie niet kan of niet mag uitoefenen. Zo'n regeling is bedoeld om de activiteiten van de organisaties door te laten gaan bij afwezigheid van één of meer  bestuursleden. Gebruikelijk is dat de overige bestuurders (tijdelijk) bij afwezigheid van een of meer bestuurders met het besturen belast zijn. In de situatie dat er nog maar 1 bestuurder over is of alle bestuurders weg zijn, dan is de opdracht aan de Algemene Vergadering om een persoon aan te wijzen die de organisatie bestuurt. 

6.  Bindende voordracht 

Wanneer er bij het benoemen van nieuwe bestuurders maar 1 kandidaat is, wordt besloten deze kandidaat als bestuurder aan te stellen (statuten van de SVTwente, Artikel 12). Dit bindende karakter van de voordracht kan door de ALV worden opgeheven door een 2/3 meerderheid.  

7.  Raadgevende stem

Op grond van de WBTR hebben bestuurders van verenigingen een raadgevende stem in algemene vergaderingen. Daarmee kunnen bestuurders in de ALV hun visie geven op voorgenomen besluiten, zodat daar rekening mee gehouden wordt. Wanneer bestuurders niet de kans krijgen of hebben hun advies te geven dan kan het besluit ongedaan gemaakt worden. Hetzelfde geldt voor besluiten die buiten de ALV zijn genomen.  In de statuten van de SVTwente staan geen beperkingen voor onze bestuurders. Alle bestuurders worden bij alle besluiten betrokken en kunnen advies geven zowel in het bestuur als in de ALV. 

8. Ontslag van bestuurders 

In de WBTR is opgenomen dat een bestuurder door de rechter kan worden ontslagen wegens: 
• Verwaarlozing van zijn taak.
• Andere gewichtige redenen. 
• Ingrijpende wijziging van omstandigheden op grond waarvan het voortduren van het bestuurderschap in redelijkheid niet geduld kan worden.
• Het niet of niet behoorlijk voldoen aan een bevel van de voorzieningenrechter (artikel 2:298 lid 1).

vlaggen