SVTwente  - Huishoudelijk reglement


 

Huishoudelijk reglement van de Scandinavische Vereniging Twente

(hierna genoemd SVTwente)

Inhoud:

Hoofdstuk 1 - Privacy Policy AVG
Hoofdstuk 2 - Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR)
Hoofdstuk 3 - Bestuursfuncties
Hoofdstuk 4 - SVTwente activiteiten
Hoofdstuk 5 -
Hoofdstuk 6 -


concept - concept - concept - concept - concept - concept - concept - concept - concept - concept - concept - concept - concept - concept

Huishoudelijk reglement
in voorbereiding
- in voorbereiding - in voorbereiding - in voorbereiding - in voorbereiding - in voorbereiding - in voorbereiding


Hoofdstuk 1

Privacy Policy van de Scandinavische Vereniging Twente

(overgenomen van de originele webpagina AVG)

Algemeen

De SVTwente hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. avg
In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.
De SVTwente houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy policy.
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als SVTwente zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
Indien u na het doornemen van onze Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Secretariaat Scandinavische Vereniging Twente
e-mail: secretaris@svtwente.nl

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door de SVTwente verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:
- Om lid te kunnen zijn van onze vereniging.
- Registreren van betalingen van contributie.
- Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Naam (initialen, tussenvoegsel, naam, voornaam).
- Adres (straat, huisnummer, postcode, woonplaats).
- Geslacht;.
- E-mailadres.
- Telefoonnummer/ Mobiel nummer.

Daarnaast registreren wij de datum waarop u lid bent geworden. Ook registreren wij de datum waarop u het lidmaatschap opzegt.

Verstrekking aan derden

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.
Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) in combinatie met lidmaatschappen van de ouders of verzorgers.

Bewaartermijn

De SVTwente bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
- Alle personen die namens de SVTwente van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- Persoonsgegevens van onze leden zijn NIET via de website van de SVTwente toegankelijk.
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten. Alleen de secretaris en penningmeester van de SVTwente beschikken over de persoonsgegevens.
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Verzoeken kunnen worden gericht aan het bovengenoemde adres en zullen binnen de termijn van 1 maand worden afgehandeld.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

vlaggen


Hoofdstuk 2

Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR)

(de check list WBTR is overgenomen van de website Platform Vrijwillige Inzet)

De Scandinavische Vereniging Twente (SVTwente) voldoet aan de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR). wbtr

In dit "Huishoudelijk Reglement” zijn de gedragsregels voor de bestuurders opgenomen en uitgelegd, zoals voorgeschreven door de WBTR.

 

1. Bestuursmodel

Onze vereniging heeft een collegiaal bestuur. Alle bestuursleden zijn en hebben een gelijkwaardige stem.
In de WTBR krijgen organisaties de mogelijkheid om voor een ander bestuursmodel te kiezen (er kan gekozen worden voor een Raad van Toezicht of Raad van Commissarissen, of voor een monistisch bestuursmodel; waar de uitvoerende en controlerende taken (toezicht) in één bestuur over verschillende bestuurders verdeeld zijn). 

Conclusie:
We behouden ons collegiaal bestuursmodel. Dit is vastgelegd in de statuten van de SVTwente.

 

2. Aanspakelijkstelling

In de WBTR wordt geëxpliciteerd, dat bij een faillissement bestuurders die zich schuldig maken aan fraude of andere vormen van ernstig taakverzuim hoofdelijk aansprakelijk gesteld kunnen worden.
Om fraude te voorkomen kan een aantal financiële afspraken binnen een bestuur worden vastgelegd.

Dit is voor de SVTwente niet van toepassing. Controle door jaarlijkse kascommissie is vastgelegd in de statuten. 
Ook een administratie van alle bezittingen is aanwezig.

Conclusie:
Wij hoeven geen andere financiële afspraken binnen het bestuur vast te leggen. 

Bestuurders hebben de verplichting hun taken behoorlijk te vervullen en kunnen daar op worden aangesproken. 
Tot een behoorlijke taakvervulling van bestuurders behoren in ieder geval: 

- Bestuurders zijn bekend met de statuten van de organisatie.
- Bestuurders gaan geen (financiële) verplichtingen aan namens de organisatie waarvan bekend is dat de organisatie die niet kan nakomen.  
- Bestuurders nemen maatregelen tegen voorzienbare (financiële) risico’s. Denk bijvoorbeeld aan organisatorische voorzieningen of verzekeringen.
- Bestuurders vergewissen zich ervan dat collega-bestuurders hun taken en verplichtingen kunnen doen en dat het door een medebestuurder gevoerde beleid op zijn beleidsterrein, niet tot risico’s voor uw organisatie leidt?
- Bestuurders vergaderen regelmatig en leggen onderling verantwoording af over de uitvoering van de taken. 
- Bestuurders zijn goed geïnformeerd over besluiten die genomen worden en leggen die vast. Wanneer er geen overeenstemming is, worden de bezwaren van bestuursleden ook opgeschreven (onder andere in notulen).

Conclusie:
Onze bestuurders van de SVTwente zijn in staat tot een behoorlijke taakvervulling. 

 

3. Belang van de eigen organisatie voorop

In de WBTR worden bestuurders van verenigingen verplicht zich bij het vervullen van hun taak te richten op het belang van de rechtspersoon (SVTwente). 

Conclusie:
Onze bestuurders zijn in staat ten alle tijden in het belang van onze vereniging te beslissen en bevragen elkaar daar kritisch op. 

 

4. Een tegenstrijdig belangregeling

Een bestuurder moet te allen tijde in het belang van de SVTwente beslissen. Een bestuurslid dat een tegenstrijdig of eigen belang heeft bij een bestuursbeslissing, neemt niet deel aan de beraadslagingen en de besluitvorming daarover. Als alle bestuurders in een vereniging een tegenstrijdig belang hebben dan verschuift de beslissingsbevoegdheid naar de algemene vergadering van de vereniging.  De SVTwente kan de tegenstrijdig belangregeling in het huishoudelijk reglement opnemen. 

Conclusie:
Wij hebben geregeld dat bestuurders met tegenstrijdige belangen niet aan de beraadslagingen of besluitvorming daarover deelnemen.

 

5. Regeling begrenzing meervoudig stemrecht

De WBTR geeft regels over het meervoudig stemrecht voor bestuurders van verenigingen. Een bestuurder van de SVTwente kan niet meer stemmen uitbrengen dan de andere bestuurders tezamen. De begrenzing van het meervoudig stemrecht is niet van toepassing op de SVTwente.

Conclusie:
Wij hebben in de statuten de regeling waarin het niet mogelijk is dat één bestuurslid meer stemmen kan uitbrengen dan alle andere bestuurders samen.

 

6. Ontstentenis- en beletregeling

De WBTR verplicht organisaties een ontstentenis- en beletregeling in de statuten op te nemen. Van ontstentenis is sprake als een bestuurder ophoudt bestuurder te zijn. Met belet wordt gedoeld op de situatie dat een bestuurder tijdelijk zijn functie niet kan of niet mag uitoefenen. Zo'n regeling is bedoeld om de activiteiten van de organisaties door te laten gaan bij afwezigheid van één of meer  bestuursleden. Gebruikelijk is dat de overige bestuurders (tijdelijk) bij afwezigheid van een of meer bestuurders met het besturen belast zijn. In de situatie dat er nog maar 1 bestuurder over is of alle bestuurders weg zijn, dan is de opdracht aan de Algemene Vergadering om een persoon aan te wijzen die de organisatie bestuurt.

Conclusie:
Een ontstentenis- en beletregeling is in onze statuten voorzien.

 

7.  Bindende voordracht 

Wanneer er bij het benoemen van nieuwe bestuurders maar 1 kandidaat is, wordt in de regel besloten deze kandidaat als bestuurder aan te stellen. Dit bindende karakter van de voordracht kan door de ALV worden opgeheven door een 2/3 meerderheid.  

Conclusie:
Dit is geregeld in de statuten van de SVTwente, Artikel 12.

 

8.  Raadgevende stem

Op grond van de WBTR hebben bestuurders van verenigingen een raadgevende stem in algemene vergaderingen. Daarmee kunnen bestuurders in de ALV hun visie geven op voorgenomen besluiten, zodat daar rekening mee gehouden wordt. Wanneer bestuurders niet de kans krijgen of hebben hun advies te geven dan kan het besluit ongedaan gemaakt worden. Hetzelfde geldt voor besluiten die buiten de ALV zijn genomen. 

Conclusie:
In de statuten van de SVTwente staan geen beperkingen voor onze bestuurders. Alle bestuurders worden bij alle besluiten betrokken en kunnen advies geven zowel in het bestuur als in de ALV

 

9. Ontslag van bestuurders

In de WBTR is opgenomen dat een bestuurder door de rechter kan worden ontslagen wegens: 

- Verwaarlozing van zijn taak.
- Andere gewichtige redenen. 
- Ingrijpende wijziging van omstandigheden op grond waarvan het voortduren van het bestuurderschap in redelijkheid niet geduld kan worden.
- Het niet of niet behoorlijk voldoen aan een bevel van de voorzieningenrechter (artikel 2:298 lid 1).

Conclusie:
Dit punt 9 is niet van toepassing op de Scandinavische Vereniging Twente (SVTwente).

vlaggen



Hoofdstuk 3

Bestuursfuncties

 

 

 

vlaggen


Hoofdstuk 4

SVTwente activiteiten

 

 

 

 

vlaggen


Hoofdstuk 5

p.m.

 

 

 

 

vlaggen


Hoofdstuk 6

p.m.

 

 

 

 

vlaggen